Whistleblowerordning på Bøgballe Friskole

På Bøgballe Friskole ønsker vi en åben dialog med personale, forældre og elever. I almindelige skolerelaterede forhold henviser vi til at kontakte os telefonisk eller på vores daglige kommunikationsplatform med udgangspunkt i vores kommunikationspolitik: Først går man til pågældende lærer/pædagog, dernæst lederen, og i sidste instans går man til skolebestyrelsen. Emner, som ikke specifikt er omfattet af vores  whistleblowerpolitik, vil blive afvist og henvist til andre fora.

Vi ønsker en åben virksomheds- og skolekultur, hvor alle har mulighed for at stå frem anonymt, hvis dette ønskes. Derfor har vi oprettet denne whistleblowerordning, som kan bruges til at indberette mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder.

Ordningen betyder, at medarbejdere, forældre og elever kan foretage anonym indberetning i tilfælde af begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold og ulovligheder. Ordningen sikrer, at sådanne indberetninger behandles seriøst og på passende vis og giver tryghed for, at enhver person, der i god tro indberetter en alvorlig mistanke, vil være beskyttet mod repressalier og lignende.

Nedenfor er overordnet beskrevet de forhold, der kan indberettes via portalen. Den fulde politik kan læses inde på selve portalen.

Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette alvorlige uregelmæssigheder, ulovligheder eller uetisk adfærd i forbindelse med forhold, som kan påvirke Bøgballe Friskole som helhed eller enkeltpersoners liv og helbred.

Der skal være begrundet mistanke om overtrædelse af lovgivning eller interne politikker og retningslinjer hos Bøgballe Friskole.

Forhold der kan indberettes via whistleblowerordningen, kan for eksempel være begrundet mistanke om:

• Økonomisk kriminalitet som underslæb, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk samt tyveri af varer og inventar mv.
• Uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision.
• Afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder.
• Alvorlige trusler mod miljø og sikkerhed.
• Fysisk eller psykisk vold, seksuelle eller racistiske krænkelser og sundhedsproblematikker.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. I det omfang det er muligt, skal indberetningen dokumenteres gennem vedhæftning af relevant dokumentation i digital form. Alle indberetninger via Whistleblowerordningen tages alvorligt og besvares.

Forhold som IKKE drejer sig om overtrædelse af lovgivning eller interne politikker og retningslinjer hos Bøgballe Friskole, skal ikke indberettes via Whistleblowerordningen. Det gælder for eksempel utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, konflikter mellem kollegaer og ledere mv. Der henviser vi til dialog med skolens ledelse – enten skriftligt eller mundtligt.

I almindelige skolerelaterede forhold henviser vi til at bruge forældreintra/elevintra med udgangspunkt i vores kommunikationspolitik: Først går man til pågældende lærer, dernæst lederen, og i sidste instans går man til skolebestyrelsen.

Indberetninger kan alene foretages elektronisk ved udfyldelse og fremsendelse af et online spørgeskema, som kan tilgås via linket: https://boegballefriskole.whistleportal.net på Bøgballe Friskoles hjemmeside. Indberetning foretaget i ond tro via whistleblowerordningen f.eks. med henblik på at chikanere eller skade øvrige medarbejdere vil være forbundet med sanktioner, og kan blive mødt med ansættelsesretslige  konsekvenser.

Alle oplysninger behandles fortroligt og med diskretion. BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab er antaget af Bøgballe Friskole som databehandler. BDO leverer og administrerer den tekniske løsning af whistleblowerordningen. De indsendte indberetninger via whistleblowerportalen tilgås af skolens formand og næstformand samt skoleleder og leder af børnehaven, som modtager og registrerer indberetningerne.

Det er muligt at indberette anonymt – og samtidig følge med i sagen via en 16-cifret nøglekode, som vises efter indsendelsen af indberetningen via whistleblowerportalen.

Det er muligt efterfølgende at kommunikere anonymt ved brug af den 16-cifrede nøglekode.

Kommunikationskanalen vil ligeledes blive benyttet til at kommunikere en eventuel konklusion på sagen til indberetteren i tilfælde af, at vedkommende er anonym. I de tilfælde, hvor indberetteren er anonym, gælder følgende tidsfrister i whistleblowerportalen:

• Forinden syv dage kvitteres der for modtagelsen af indberetningen.
• Sagsbehandlingen sker hurtigst muligt, og det tilstræbes, at sagsbehandlingen ikke overstiger tre måneder.
• En konklusion på sagen kommunikeres til indberetteren via den anonyme kommunikationskanal.
• Som udgangspunkt slettes alle sager fra whistleblowerportalen inden for 90 dage efter indberetningstidspunktet, med mindre at fristen forlænges manuelt af modtageren.
• Indberetteren har adgang til sagen via whistleblowerportalen og den 16-cifrede nøglekode, indtil sagen slettes her i. Indberetteren har dog maksimalt adgang til sagen i et år fra indberetningstidspunktet.

Medmindre særlige væsentlige og berettigede efterforskningsmæssige hensyn gør sig gældende, får den person de indberettede oplysninger omhandler besked om sagens behandling, når indberetningen er modtaget og en undersøgelse er iværksat.

Klik her og gå til Bøgballe Friskoles whistleblowerportal